В России систему сообщений о нарушениях часто воспринимают как формальность — «ящик для жалоб», который есть почти в каждой компании для галочки, но которым почти никто не пользуется. И это одна из самых распространенных ошибок. На самом деле, горячая линия — это ценнейший ресурс, который может стать ушами и глазами руководства, считает генеральный директор Ассоциации «Национальное объединение внутренних аудиторов и контролеров» (НОВАК), член Общественного совета Минфина России Анастасия Русакова.
В условиях высокой неопределенности и роста внутренних рисков горячая линия может стать прекрасным информатором о возможных рисках или случившихся правонарушениях. Она позволяет сигналам о таких проблемах как коррупция, мошенничество, этические сбои попадать в совет директоров и к топ-менеджменту, минуя те уровни управления, где эти проблемы могут годами замалчиваться или «решаться» кулуарно.
Задача внутреннего аудитора в новой реальности меняется: нужно не просто фиксировать нарушения, а учиться слышать и диагностировать по этим сигналам системные проблемы всей организации.
Прежде чем строить что-то новое, давайте разберемся, почему существующие системы в российских компаниях не работают или используются для «тушения пожаров», но не как системный аналитический инструмент. Наша практика позволяет говорить о нескольких основных проблемах.
Первый вопрос, который стоит себе задать: «кто контролирует канал?» Зачастую канал находится в подчинении у тех, на кого идут жалобы (служба безопасности, юристы, генеральный директор). Как сообщить о нарушении, если ваше заявление первым делом попадает к возможному покровителю нарушителя? Доверие к такой системе минимальное: человек отправляет сообщение и не получает ответа. Он не знает, прочитали ли его, начали ли разбирательство, есть ли результат. Ощущение, что его слова упали в никуда, гарантирует, что в следующий раз он не придет к вам, а пойдет в СМИ или к конкурентам.
В большинстве компаний нет ни одного публичного и документированного случая реальной защиты сотрудника, который сообщил о нарушениях. Сотрудники боятся, что сами станут жертвой разбирательств или станет известно об их действия. Этот страх убивает систему эффективнее любого приказа.
В этой связи внутренний аудит, как гарант эффективной работы системы внутреннего контроля, должен обратить внимание на горячую линию как на важнейший инструмент обратной связи.
Информация из горячей линии может быть использована для анализа причин, а не симптомов. Цель расследования инцидента не найти и наказать «стрелочника», а понять, почему система допустила сбой. Почему схема работала годами? Какие контрольные процедуры были лишь фикцией? Кто создал культуру вседозволенности? Такое расследование требует процессуальных карт и иногда помощи внешних экспертов.
Подходить к анализу сообщений с горячей линии следует так, чтобы анализировать не отдельные жалобы, а совокупность всех анонимных сигналов. Если в одном филиале растет число сообщений о «лакировке» отчетов, а в другом — о давлении на поставщиков, это повод обратить внимание на корпоративную культуру. Такой анализ превращается в «Карту этических рисков» и будет полезен совету директоров чтобы показать реальное состояние дел организации.
Как можно проверить работоспособность горячей линии? Анонимно отправьте через вашу же систему правдоподобное сообщение о среднем нарушении. Засеките, через сколько и какой придет ответ, кто будет расследовать, сохранится ли конфиденциальность. Результаты станут лучшим аргументом для перемен. Если ничего не произойдет, это повод задуматься о системной сбое. Предложите Совету директоров принять документ, который защищает права информаторов. Иными словами, сделать публичное заявление компании о том, что правду говорить можно и это безопасно.
В мире, где многомиллионное мошенничество начинается с мелкой договоренности, а репутация разрушается одним постом, работающая система информирования — это самый дешевый и эффективный радар раннего предупреждения.
