Как повысить эффективность бизнес-процессов

620

Как повысить эффективность бизнес-процессов

Независимо от специфики бизнеса необходимо вовлекать сотрудников в различные процессы, влияющие на улучшение деятельности компании

Практические кейсы ведущих российских компаний были представлены в рамках Восьмой практической конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», состоявшейся в Москве 30–31 мая. Мероприятие организовала группа Prosperity Media при поддержке портала CFO Russia.

Взяли курс на эффективность

Конференцию открыла сессия, посвященная особенностям трансформации корпоративной культуры компании в условиях меняющегося рынка. Первым взял слово операционный директор компании «СВЕЗА» Олег Чистяков.

«СВЕЗА» является мировым лидером в производстве березовой фанеры. В компании работают свыше 7,5 тысячи сотрудников, она имеет семь комбинатов, а ее продукцию покупают в 70 странах. Эффективную деятельность компании обеспечивают компетентные сотрудники, которые еще на этапе трудоустройства проходят тщательный внутренний и внешний отбор, а затем участвуют в последовательных программах развития.

Спикер уточнил, что в 2016 году в компании начала развиваться бизнес-система, на тот момент она воспринималась как дополнительная обязанность для руководителей. В 2017‑м стартовали проекты «мини-трансформаций»: развернуты элементы бизнес-системы на всех участках, произошел переход от «внедрения инструментов» к «достижению результата с помощью инструментов». В 2018‑м получены результаты: на всех комбинатах работают базовые инструменты; реализованы проекты повышения производительности труда; реализован кросс-функциональный проект по улучшению сервиса.

В текущем же году фокус делается на снижении брака (путем реализации проекта «Брак-Эффективность»), максимизации эффекта от развития элементов бизнес-системы на всех участках. Параллельно осуществляется перепозиционирование компании в клиентоцентричную, развертывается стратегия инноваций. Теперь бизнес-система в компании рассматривается не иначе как способ эффективного управления участком и достижения амбициозных целей.

Об эффективности бизнес-процессов в управлении документами говорила директор по работе с ключевыми клиентами ОСГ «Рекордз Менеджмент» Ирина Удальчикова. В частности, она затронула такие вопросы, как: управление документными процессами, «симбиоз» бумажного и электронного архивов; пояснила, почему не всегда можно использовать стандартную оценку процессов в управлении документами, и дала рекомендации относительно повышения личной эффективности сотрудников в работе с документами.

Вице-президент по взаимодействию с органами власти и корпоративной социальной ответственности Промышленно-металлургического холдинга Галина Ратникова рассказала, как мотивировать сотрудников для подачи предложений по внедрению программ улучшения, напомнив коллегам о значимости как материального (премирование за подачу предложения и за экономический эффект), так и нематериального поощрения персонала.

В Промышленно-металлургическом холдинге сотрудники могут подать подобные предложения в рамках программы тотальной оптимизации производства – в данном случае речь идет только о проектах, несущих экономический эффект, со сроком окупаемости менее года и стоимостью внедрения менее одного миллиона рублей. Такая программа действует в ПМХ с 2014 года. Второй вариант – представить проект на научно-практической конференции, в этом случае нет ограничений по участвующим проектам, допускаются предложения, облегчающие процесс работы, но не несущие экономического эффекта. Программа действует в ПМХ с 2016 года, к участию в ней привлекаются представители науки и предприятий отрасли.

Также докладчик порекомендовал коллегам придерживаться «идеологии постоянных улучшений», в обязательном порядке осуществлять контроль реализации проектов оптимизации и, конечно, не забывать поощрять новаторов.

Цифровизация и оптимизация

ИТ-директор холдинга «Казахмыс» Александр Гревцев, опираясь на опыт своего предприятия в части интеграции информационно-аналитических систем, информационно-телекоммуникационных технологий и распределенных автоматизированных систем для проектирования и управления, рассказал о принципах трансформации ИТ-архитектуры холдинга.

«Казахмыс» – крупнейший производитель меди в Казахстане, ведущая международная компания по добыче и переработке природных ресурсов. Приоритетами корпорации являются: автоматизация геологоразведки и горного планирования, управление промышленной безопасностью и охраной труда, создание телекоммуникационной платформы, управление производительностью.

Спикер отметил, что программно-аппаратные платформы по учету будут интегрированы в Единую информационную платформу, которая наилучшим образом решает задачи предприятий, филиалов и холдинга в целом.

Трансформация ИТ-архитектуры холдинга позволит добиться эффектов в разных сферах. К примеру, непосредственно в геологоразведке удастся повысить качество геологических данных до 15–20% и скорость их обработки, а построение 3D-моделей будет способствовать увеличению рентабельности месторождений до 5%. Ожидаемые эффекты в сфере безопасности: достижение нулевого уровня несчастных случаев со смертельным исходом; снижение травматизма и количества профзаболеваний до уровня лучших мировых компаний. В сфере производства можно отметить: повышение объемов добычи руды до 3%; снижение простоев технологического оборудования до 5%; сокращение расхода сырья до 1%; уменьшение расхода энергоресурсов до 2%.

В связи с этим обозначены перспективные специальности, которые в скором времени будут востребованы в холдинге: это инженеры по обслуживанию АСУТП и контроллерного оборудования, разработчики программного обеспечения (ПО) по внедрению АСУ, проектные менеджеры, специалисты по информационно-коммуникационным технологиям, разработчики ПО, web-приложений и специалисты по администрированию баз данных.

Александр Гревцев уточнил: кадровое обеспечение реализуемых проектов по цифровизации планируется в рамках переквалификации действующего персонала, осуществляющего эксплуатацию и операционную деятельность на промпредприятиях «Казахмыс». Точное количество специалистов, подлежащих переквалификации, будет определено в ходе реализации каждого направления цифровизации.

Доклад о том, как внедрение цифровых инструментов влияет на способы оптимизации процессов, представил руководитель проектного отдела компании IDS Borjomi Russia Дмитрий Вьюнков. Спикер подчеркнул, что внедрение цифровых инструментов позволяет:

• выбрать процессы, оптимизация которых даст максимальный эффект;

• провести описание и моделирование, обозначить целевые KPI;

• обеспечить контроль за изменением бизнес-процесса на всем протяжении трансформации;

• оперативно реагировать на возникающие проблемы (отклонения от целевых показателей);

• гарантировать правильный порядок исполнения процесса;

• уменьшить влияние человеческого фактора;

• оценить эффект от оптимизации бизнес-процесса.

Эксперт отметил: на данный момент разработано много инструментов, позволяющих оптимизировать бизнес-процессы, но для максимального эффекта нужно соблюдать строгий порядок их внедрения. Начинать оптимизацию бизнес-процессов лучше с внедрения систем учета и управления мастер-данными. Докладчик аргументировал это следующим образом: чтобы корректно определить эффект от оптимизации, нужно провести замеры до и после оптимизации (это трудно сделать без учетных систем); системы документооборота требуют корректных мастер-данных; аналитическим системам необходимы качественные данные, которые могут предоставить только учетные системы.

Четко определить роли

О том, как сократить число согласующих и участвующих подразделений для ускорения процессов, говорила начальник управления организационного развития и бизнес-процессов дивизиона транспортной авиации Объединенной авиастроительной корпорации Мария Давыдкина. В частности, она выделила ключевые факторы успеха оптимизации бизнес-процессов. Один из них – поддержка спонсора, имеется в виду, что для продвижения проекта необходим сильный независимый лидер, осознающий ответственность за успешность проекта. Также необходимо обеспечить поддержку проекта на уровне топ-менеджмента компании и вовлечь его в процесс популяризации проекта в организации. Другой значимый фактор – мотивация и заинтересованность персонала – предполагает, что нужно вовлечь и заинтересовать сотрудников, предоставляя им возможность обучения новым инструментам, собирать мнения и идеи по улучшениям.

Еще один фактор, упомянутый спикером, – единая методология. Мария Давыдкина пояснила, что в начале проекта важно определить единые подходы и методики выполнения работ по проекту для обеспечения сопоставимости результатов работы отдельных групп участников проекта, упрощения подходов к анализу и обработке информации и т.д. Кроме того, нужно четко определить роли и разграничить ответственность между участниками проекта и не забывать про регулярные коммуникации и информирование персонала.

Процесс улучшений запущен

Второй день конференции открыла деловая игра по управлению корпоративной культурой «Японский завод в Китае», которую провели соучредители Tealteam Юрий Аистов и Евгений Колесников. В ходе игры эксперты показали аудитории, как разработать и запустить в компании необходимые изменения корпоративной культуры с целью повышения эффективности взаимодействия сотрудников внутри команд, отделов и всей организации в целом. Участники игры отметили эффективность подобного интерактивного формата, позволяющего, «примерив» новую роль, в ограниченный временной промежуток постараться наладить коммуникацию между участниками команды и принять верные решения, а если допущены ошибки – проанализировать их и сделать выводы.

Актуальный доклад, посвященный роботизации бухгалтерских и кадровых процессов, представил руководитель группы разработки АО «Гринатом» Сергей Жук. Он пояснил, что «Гринатом» является многофункциональным центром обслуживания ГК «Росатом», который оказывает услуги в сфере ИТ, корпоративных ИТ-систем, в области управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета. Всего обслуживается более 300 предприятий, а это значит, что ежедневно совершается свыше 10 тысяч операций и обрабатывается более тысячи обращений в хелпдекс.

В 2017 году в «Гринатоме» началось внедрение первого пилотного проекта на участке бухгалтерского и налогового учета. За год удалось роботизировать 40 процессов. На 2018‑й была поставлена цель по увеличению этого показателя в два раза. Для реализации запланированного предпринято три глобальных шага. Во-первых, сформировано управление исследований и разработки. Во-вторых, осуществлялся поиск кадров внутри бизнеса (согласован подход по привлечению кадров для роботизации; отправлены предложения работникам; организовано собеседование с заинтересованными лицами; подготовлены программы обучения и наставничества). Третий шаг – выстраивание timeline разработки. В итоге в 2018 году роботизирован 81 процесс.

В планах на 2019 год – роботизировать 40 процессов в департаменте бухгалтерского и налогового учета, 25 процессов в департаменте по работе с персоналом, 25 – в отделе казначейства, департаменте информационных технологий и внешних заказчиков ГК «Росатом».

Заместитель начальника отдела корпоративной системы улучшений ПАО «ТМК» Марина Перковская уверена: постоянное повышение эффективности производственных бизнес-процессов должно стать стратегией развития компании.

Хотя ТМК и так является мировым лидером по производству стальных труб и одним из ведущих глобальных поставщиков трубной продукции для нефтегазовой промышленности, компания намерена наращивать лидерские позиции, достигать оперативного совершенства и расширять присутствие в стоимостной цепочке путем реализации комплекса мероприятий по операционным улучшениям и снижению затрат, в том числе по методике совершенствования бизнес-процессов «Лин Шесть Сигм». Данная методология внедрена в ПАО «ТМК» в 2012 году. А в ноябре 2017 года в структуре ТМК создан корпоративный университет ТМК2U. Уже более 20,5 тысячи сотрудников прошли обучение на очных и дистанционных курсах, авторские программы ведут 11 топ-менеджеров. Кроме того, в процессе участвуют 40 внешних преподавателей. За это время проведено 155 очных курсов и онлайн-вебинаров.

Что касается направления «Лин Шесть Сигм», корпоративные программы обучения охватили 1985 сотрудников. Разработано пять соответствующих учебных программ. Результаты обучения говорят за себя: за последние годы не только увеличилось количество реализованных в ТМК проектов улучшений, но и повысилось их качество, вырос экономический эффект от реализации таких проектов.

В ходе дискуссии участники конференции пришли к выводу, что, независимо от специфики бизнеса, необходимо вовлекать сотрудников в различные процессы, влияющие на улучшение деятельности компании, – увидев первые результаты, они будут стремиться активнее участвовать в этом процессе и вносить максимальный вклад в развитие и успех своей организации.

Елена Восканян. Фото предоставлено организаторами конференции