М: Бомбора, 2026, 216 стр.
В российском бизнесе комфорт сотрудников (физический, эмоциональный и ментальный) часто игнорируется – офисы устроены по шаблону, при наступлении трудностей руководители предпочитают сократить площадь офисных помещений, чтобы увеличить доход с квадратного метра.
Между тем, офис – это крайне важно, уверяет автор этой книги Татьяна Новикова. Она 10 лет работает консультантом по организации рабочей среды, из них 8 провела в международной компании Steelcase. Новикова уверяет, что можно с минимальными усилиями и небольшими вложениями превратить уже имеющееся пространство в место силы. Это окупится.
Пандемия сделала популярным форматом удаленную работу. Сейчас обратный тренд. Руководители заставляют сотрудников возвращаться в офисы, но сделать это надо так, чтобы их вовлеченность и лояльность повысились, а присутствие в офисе было продуктивным. Для этого нужно создать то, что Новикова называет – вдохновляющий офис.
По данным исследований, сотрудники, которые работают в комфортном офисе, на 33% больше вовлечены в работу, на 10% более производительны, на 20% меньше хотят уйти из компании по сравнению с людьми, работающими в плохо устроенном офисе или удаленно.
Про удаленку. Чем нехороша удаленная работа? При удаленке замкнутое домашнее пространство, необорудованное рабочее место, разнообразные отвлекающие факторы приводят к усталости, внимание человека рассеивается, концентрация падает. Удаленная работа плохо сказывается на процессах обучения, генерации идей и социализации. Для новых сотрудников работа вне офиса – большое испытание. Обратиться с вопросами к людям, с которыми никогда не встречался, гораздо труднее, чем с теми, кого знаешь лично.
Понятно, что для менеджеров офис – отличное средство, чтобы установить контроль над подчиненными.
Уже в 2021 году глава Amazon Джефф Безос заявил, что сотрудники должны полностью вернуться в офис. Это не встретило воодушевления у коллектива, работники активно сопротивлялись, угрожая уволиться. Безосу пришлось согласиться на гибридный формат, позволив сотрудникам работать из дома два дня в неделю. Роберт Аллен Айгер, генеральный директор Disney, также согласился на гибрид, обязав сотрудников приходить в офис четыре дня в неделю.
В России процессы возвращения сотрудников в офисы начались чуть позже, но сейчас присутствия на рабочем месте требует большинство работодателей.
Про хороший и плохой офис. Чтобы работа в офисе была эффективной, он должен быть правильно устроен.
Что такое неправильно устроенный офис? Это, например, такой, где из‑за шума сотрудники не могут сосредоточиться. Подсчитано, что человеку требуется порядка 23 минут, чтобы восстановить фокус внимания после того, как его что‑то отвлекло от работы. Решить проблему шума может грамотное зонирование офиса и акустические решения.
Цвет стен и дизайн пространства влияют на креативность команды. Серость и однообразность замедляют генерацию идей, но зато способствуют концентрации внимания. А просторное помещение, естественный свет, красивый вид из окна вдохновляют людей и открывают простор для творчества.
Светильники в офисе могут поднять продуктивность. Правильно подобранная температура освещения провоцирует выброс дофамина, что на гормональном уровне влияет на уровень счастья. По статистике, собранной Оксфордским университетом, сотрудники, ощущающие себя счастливыми, работают эффективнее на 13%.
Человек в офисе должен ощущать себя в психологической безопасности. Этому помогают мобильные перегородки – если с их помощью можно самостоятельно настраивать границы, обустраивать территорию для себя и коллег.
После пандемии выросла потребность в физической безопасности. Ее могут обеспечить перегородки и защитные экраны. И не потому, что они защищают от вирусов. С этим эффективнее справляются облучатели, рециркуляторы и влажная уборка. Просто в открытом помещении, когда кто‑то чихает или кашляет, растет беспокойство. Это отвлекает от работы и вызывает потребность дистанцироваться. А перегородки создают иллюзию физического и психологического барьера.
Чего хотят сотрудники. По данным исследования потребностей сотрудников и работодателей в отношении офисных пространств, проведенного осенью 2024 года в Москве и Петербурге, основная мотивация посещения офисов для большинства сотрудников заключается:
– в возможности общения с коллегами;
– в рабочей атмосфере, помогающей сосредоточиться и быстро решать возникающие вопросы.
То есть, делает вывод Новикова, сотрудники готовы осознанно выбирать офис – но не для монотонной работы за компьютером, а для живой коммуникации и обмена идеями.
С другой стороны, в опросах, которые проводила автор этой книги, сотрудники компаний чаще всего жалуются на:
– шум в офисе;
– слабое естественное освещение, от которого устают глаза;
– духоту и нерегулируемый температурный режим – одним жарко, другим холодно;
– высокую плотность рассадки;
– малое число переговорных;
– маленькие кухни;
– рабочие места на проходе или спиной к двери;
– очереди в туалет.
Задача работодателя – сделать офис не просто рабочим местом, а экосистемой, которая будет отвечать ключевым потребностям сотрудников:
– профессиональным – удобная рабочая обстановка, доступ к оборудованию и информации, возможность коллаборации, быстрого обсуждения и решения задач;
– социальным – непринужденное общение, формирование понимания и доверия;
– эмоциональным – атмосфера энтузиазма, регулярная обратная связь.
Прогрессивные компании трансформируют офисы, превращая их в гибкие пространства:
– добавляют зоны для совместной работы и творческих сессий;
– создают «точки притяжения» – кафе, lounge-зоны, места для отдыха;
– постоянно адаптируют планировку под меняющиеся процессы.
Зонирование – это база, на которой держится правильный офис.
Часто при планировке проектировщики просто делят офисное помещение на стандартные прямоугольные ячейки. Это упрощает жизнь проектировщикам, но усложняет тем, кому потом приходится проводить в этих помещениях треть жизни.
Неправильно спланированное офисное пространство вызывает цепные реакции, которые мешают рабочим процессам. Шумные отделы отвлекают тихие, если находятся рядом. Команды, работающие над одним проектом, но размещенные далеко друг от друга, теряют в скорости взаимодействия. Ограниченный доступ к руководителю замедляет согласование вопросов.
Прежде чем проектировать отдельные ячейки, необходимо задаться простым вопросом: что за задачи должно решать помещение?
Рабочие процессы можно разделить на индивидуальные и совместные. Для индивидуальных рабочих процессов (это те, которыми человек занимается самостоятельно) важны комфорт, тишина и изоляция. Но за рабочим столом, по данным глобального исследования рабочих мест, проведенного компанией Gensler, сотрудники проводят только 40% офисного времени. Остальное – совместные рабочие процессы: встречи вживую или онлайн, формальные и неформальные, когда дела обсуждают за чашкой кофе с печеньем.
Про границы. Людей не получается усадить на рабочее место. Они постоянно перемещаются по офису. Чтобы на эти перемещения уходило меньше времени, необходимо правильно управлять границами.
Границы разделяют на: вертикальные и горизонтальные; мягкие и жесткие.
По функциональным свойствам границы характеризуются еще по четырем принципам:
– прозрачность – возможность увидеть сквозь границу;
– перетекание – плавный переход от внешнего пространства к внутреннему. Например, когда входная зона перетекает в пространство для неформального общения и дальше – в рабочую зону;
– проницаемость – возможность пересечь огороженное пространство. Ее создают арки, проходы, галереи;
– взаимодействие – возможность задержаться в пограничном пространстве. Такая возможность обычно создается с помощью мебельных решений, работы со светом и графикой.
Также границы разделяют по типу изоляции: акустическая (другие не слышат меня, и я их не слышу); визуальная (другие не видят меня, и я их не вижу); территориальная (мое пространство принадлежит мне); информационная (другие не видят и не слышат, над чем я работаю).
Выбирая те или иные границы, можно создавать различные типы приватности и поддерживать разные рабочие процессы.
У традиционной кабинетной системы организации пространства жесткие непроницаемые границы. Она хороша для индивидуальной сосредоточенной работы, позволяет контролировать доступ, поддерживает статусность и иерархию. Но при этом ограничивает коммуникации, препятствует взаимодействию и движению информации.
Открытое рабочее пространство, наоборот, делает взаимодействие и информацию доступными. Такой формат организации пространства предпочитают инновационные команды, креативные индустрии и ИТ-компании.
С помощью открытого пространства можно мотивировать сотрудников и повышать лояльность, создавая вовлекающую среду, где каждый ценит вклад коллег в общие процессы.
Но не все так позитивно, как кажется на первый взгляд. Формат опенспейсов любят руководители, желающие видеть, чем заняты подчиненные. Они используют открытость для контроля, избавляются от всех перегородок, считая, что таким образом повышают продуктивность. Но создают лишь психологическое давление. Находясь постоянно на виду у руководства, сотрудники действительно работают более интенсивно. Но приводит это в итоге не к улучшению показателей, а к стрессу и выгоранию.
Про стены. Стены – самый простой и распространенный пример жесткой непроницаемой вертикальной границы. С их помощью можно ограждать от помех и контролировать доступ.
За счет дверей и проемов стены могут иметь разную степень проницаемости. Открытые двери приглашают к взаимодействию даже при наличии жестких стен. А закрытые – наоборот, препятствуют взаимодействию, ассоциируются с тайной, вызывают интерес и любопытство.
Не только стены могут быть вертикальными границами. Мебель тоже формирует пространство, разделяя его на отделы и функциональные зоны. Тут проницаемость границ можно регулировать расстановкой шкафов, используя то закрытые, то открытые стеллажи.
Если вы хотите смягчить жесткую непроницаемую вертикальную границу – используйте перепады высот. К вертикальной стене можно пристроить выступ, добавить высокий бордюр или скамейку. Таким образом жесткая граница становится мягче и превращается в место для встреч.
Разумно использовать «эффект пианино», чтобы сделать пространство более дружелюбным. «Эффект пианино» описывают так: когда гость приходит первым, он обязательно ищет место у стены, колонны или предмета мебели, чтобы опереться. Стена создает ощущение безопасности, а колонна, шкаф или пианино составляют хорошую компанию, так что человек не чувствует себя в одиночестве.
Можно сделать не выступ, а, наоборот, углубление. Такие ниши очень привлекательны. Их часто используют в современных офисах для пауз, остановок, незапланированных встреч и чтобы спрятаться. В нишах можно отгородиться от других, при этом не теряя никого из виду. Такие зоны, уверяет Новикова, создают вау-эффект от рабочего пространства.
К горизонтальным границам относятся пол, потолок, карнизы, навесы и т. д. Высокие потолки создают простор, способствуют абстрактному мышлению. С ними ощущается больше воздуха. Низкие потолки позволяют сосредоточиться на мелочах и деталях, включить режим анализа данных и действовать методично. Высоту можно варьировать, объединяя зоны индивидуальной сосредоточенной работы с высоким пространством атриума.
Мягкие и прозрачные границы позволяют добиться эффекта доступности и визуальной открытости. В офисе, где много прозрачных стен, легче дышать. Прозрачные стены позволяют увидеть коллег и вызывают естественный интерес к тому, что происходит за ними.
Но на практике для некоторых сотрудников (прежде всего женщин) прозрачность создавала трудности. Постоянная видимость провоцировала уязвимость, обязывала выглядеть достойным образом, навязывала нормы поведения и жесткие ограничения естественных проявлений. Более уверенные в себе женщины, обычно занимающие высокие позиции, были рады привлечь к себе внимание, тогда как их менее амбициозные коллеги стремились слиться с фоном и стать незаметными.
Поэтому там, где много прозрачных границ, надо использовать зеленые насаждения. Высоту и плотность растений можно регулировать. Живая растительность делает пространство психологически более комфортным.
Но – прозрачные и мягкие границы работают только в психологически комфортных и благополучных условиях. В коллективах, где сотрудники находятся в состоянии стресса, неуверенности, постоянного конфликта, требуется гораздо больше приватности и непроницаемых границ.
Про визуальные стимулы. К ним относятся цвет, свет, графические элементы, текстура стен и фактура коврового покрытия. Использование декора в большом открытом офисе устраняет монотонность помещения.
Визуальные стимулы работают на уровне ощущений, даже когда нет ни стен, ни преград. За них цепляется взгляд.
Один из очевидных визуальных стимулов – освещение. Яркий свет заставляет вглядываться в детали. Поэтому зону для фокусной работы обычно выделяют точечным направленным освещением. Места для восстановления и неформального общения подчеркивают мягкими рассеивающими источниками света. Затемняя одни участки и высветляя другие, можно выделить определенные зоны офиса, это привлечет к ним внимание.
Для обозначения перехода из одной зоны в другую автор советует также использовать напольные покрытия. Там, где на полу ковролин или ковер, люди чувствуют себя уютнее. При переходе на более жесткие покрытия – плитку, ламинат или керамогранит, вы как бы выходите из личного пространства в публичное.
Неплохая идея разрешить отделам организации выбрать любимый цвет и пользоваться им для самоидентификации.
Яркая графика на стенах служит маяком для креативной команды, а строгие цвета подчеркивают формальность. В красном помещении учащается сердцебиение, поведение становится более агрессивным – работаешь интенсивнее, но быстро раздражаешься и устаешь. Синий, голубой и зеленый дают ощущение умиротворения и безопасности, способствуют созданию доверительных отношений.
Цвета могут менять настроение. Теплые – оранжевый и желтый – ассоциируются с радостью и оптимизмом. Холодные – синий и фиолетовый – помогают сосредоточиться.
С помощью цвета можно создать хорошее впечатление от офиса, даже если совсем нет бюджета. Просто берите банки с красками – и играйте в художников, предлагает автор. Это придаст офису уникальность и свежесть.
Про сосредоточенную работу. Время работы сотрудников в потоке, когда они не отвлекаются, – один из важнейших показателей их эффективности. Исследователи Том ДеМарко и Тимоти Листер называют его фактором среды, или фактором «С». Чтобы рассчитать этот фактор, нужны два значения: длительность непрерывной работы и общая продолжительность рабочего времени. Формула выглядит так: фактор «С» = время в потоке / рабочее время присутствия.
Если фактор «С» больше 0,4, значит, условия в офисе достаточно благоприятны и позволяют людям работать в потоке. Если меньше, то, скорее всего, сотрудники часто отвлекаются и раздражаются. Из-за этого их эффективность снижается.
Используйте стены и перегородки, чтобы создать зоны, где сотрудники могут сосредоточиться. Причем можно обойтись без сложных ремонтных работ даже в открытом помещении. Есть более простые, но эффективные способы.
Например, бесконечные грядки столов, где кто‑то постоянно маячит перед глазами, можно сделать более защищенными, разделив их перегородками. Используйте фронтальные и боковые настольные экраны с высоким уровнем звукопоглощения, это визуально ограничит пространство и добавит приватности. Но есть нюанс. Не делайте очень высокие перегородки, чтобы не переборщить с шумопоглощением и сохранить привычный звуковой фон. В абсолютной тишине находиться так же неприятно, как и упираться взглядом в стену.
Когда человек сосредоточенно работает, его взгляд направлен на экран компьютера или в стол. Чтобы дать глазам отдохнуть, их время от времени нужно поднимать и смотреть вдаль. В этот момент важно, чтобы впереди была не глухая стена, а свободное пространство. Иначе магии не произойдет, а усталость и напряжение будут копиться. Есть и другая причина смотреть вдаль. Таким образом включается процесс генерации идей или поиска решений.
В одном офисе автор установила на столы высокие акустические перегородки в 80 сантиметров. Через какое‑то время люди начали жаловаться – они чувствовали себя слишком изолированно. Тогда перегородки заменили на 40‑сантиметровые. Жалобы прекратились.
За спиной у человека должны быть стена или перегородка, это помогает чувствовать себя безопасно. Как обеспечить такой эффект в отсутствие стен? Во-первых, использовать напольные перегородки или мебель. Во-вторых, удобным решением станут кресла с высокой спинкой и боковинами.
Границы и конфликты. Если в офисе конфликты происходят часто, то нужно больше личного пространства и физических барьеров для сотрудников. Так они будут чувствовать себя комфортнее и спокойнее.
Решать конфликты в открытом помещении сложнее, чем в отдельном. Когда это происходит на глазах у других, усиливается паника и стресс. Не говоря уже о том, что все перестают работать.
Острые обсуждения должны проходить в закрытом конфиденциальном пространстве. Это могут быть кабинки или отдельная закрытая переговорная. Лучше с низкими мягкими креслами или диванами. Они снижают моторику, понижают градус конфликта.
Границы влияют на взаимодействие сотрудников. Если уберете границы, то повысится уровень взаимодействия, расставите – появятся препятствия. Работает это просто: когда люди друг друга видят, им легче начать разговор.
Про совещания. Следующий уровень планирования пространства – разделение на функциональные зоны. Различают пять основных функциональных зон:
– для групповой работы;
– для индивидуальной сосредоточенной работы;
– встреч в формате видеоконференций;
– обучения;
– социализации и восстановления.
Если в компании часто проводятся формальные планерки, нужна классическая переговорная комната со столом посередине. Такую руководители фирм заводят часто и делают ее большой, чтобы все точно поместились. Но реально собирается на совещание восемь-десять человек, а то и вовсе двое.
Поэтому – если темы совещаний не очень секретные – можно создать динамичную зону для обсуждения в открытом или частично открытом пространстве. Тут понадобятся перегородки, чтобы трансформировать помещение.
Очень разумно использовать маркерную доску на колесиках – во‑первых, ее легко передвигать по офису. Во-вторых, когда записываете идеи и решения, включается мелкая моторика и стимулируется генерация идей. Заметки на доске помогают собеседникам точнее понять, о чем идет речь, и активнее включиться в обсуждение.
Не обязательно использовать только доску на колесиках. Чем больше пространство для визуализации, тем шире поле потенциальных решений. На стандартной школьной доске может разместиться пять-семь идей. На доску во всю стену их поместится гораздо больше. Это снимет ограничения с творческого потенциала коллектива.
Если в собравшейся группе больше трех человек, надо установить в переговорной зоне большой монитор или телевизор. Тогда людям не придется толпиться вокруг одного маленького экрана компьютера – это очень неудобно и создает трудности в восприятии информации.
Кстати, пишет автор, ежедневную планерку лучше проводить стоя, это позволяет общаться более динамично и не растекаться мыслями.
Гораздо чаще запланированных совещаний в офисе происходят спонтанные встречи. Поэтому обязательно надо организовать небольшие зоны для общения двух-трех человек. Это могут быть ниши, отдельно стоящие кресла или более нестандартные варианты – например, барная стойка или мягкие подушки.
Если в офисе встречается много людей и команд параллельно, то востребованность зон для групповой работы будет очень высокой. Чтобы избежать заминок и накладок в расписании, надо разработать систему бронирования. Если офис большой, не помешает его интер-активная карта. Благодаря такой карте сотрудники будут видеть доступность переговорных зон.
Про горячий стол. После пандемии изменился основной мотив посещения офиса. Если раньше все приезжали сосредоточенно поработать, то сейчас – для встреч с коллегами и партнерами.
Учитывая гибридный график, площадь индивидуальных рабочих мест сократили. И сделали их незакрепленными. Ведь если сотрудники ходят в офис не каждый день, смысл в персональных рабочих местах теряется. Вместо этого один стол по очереди могут занимать несколько человек. Коэффициент использования варьируется в зависимости от графика посещения. Такую систему теперь часто практикуют в больших компаниях. Ее называют hot-desking – «горячий стол». Любой может использовать незанятое рабочее место в зоне свободной рассадки.
Важно правильно рассчитать коэффициент рабочих мест к числу сотрудников. Это надо делать исходя из средней загрузки, и добавлять еще мест «на вырост».
Если неправильно рассчитать коэффициент соотношения рабочих мест к количеству сотрудников, то найти свободное место в пиковые часы посещений станет непросто. А если сотрудники не могут найти себе место для работы, это негативно отразится на их мотивации и посещаемости. Они сделают вывод, что лучше оставаться дома. В то же время, если столы будут пустовать, руководство решит, что офис используется неэффективно.
Регулировать число доступных мест при свободном посещении офиса автор рекомендует с помощью системы электронного бронирования.
Конечно, сотрудникам нелегко отказаться от личного рабочего места. Большинству хочется иметь в офисе свой уголок и обустроить его под себя, а в тумбочке разложить «папочки и тапочки». Но если выбирать между свободным посещением и личным пространством, многие предпочтут первое. А для любителей хранить в офисе свои вещи можно предусмотреть локеры – персональные шкафчики.
Дополнительные незакрепленные рабочие места для кратковременного использования разумно расположить в зонах, которым сложно придумать применение. Например, в коридоре. Сделать проходы уютными для работы удается редко, но для коротких интервалов индивидуальной работы они подойдут.
Поскольку по коридорам постоянно ходят люди, лучше использовать кресла с высокими спинками. И растения. Столы самого рабочего места не обязательно делать привычно прямоугольными. Столешницы могут быть трапециевидными, треугольными или более сложных форм.
Про социализацию. Места для неформальных встреч улучшают эмоциональный фон и повышают качество взаимодействия. Руководители компаний относятся к таким зонам с опаской, они думают, что тут люди забудут про работу и начнут отлынивать, но это не так. Чаще всего общение заканчивается обсуждением рабочих вопросов, поскольку это в зоне интересов всех сотрудников.
Лучше всего для социализации подходит кафе или кухня. Кружка кофе всегда сближает. Там же можно поставить общий стол.
Если в офисе есть выход на улицу, его надо обязательно задействовать. Летняя веранда или уличная терраса станут любимым местом для общения.
Про входную зону и курение. Вход в офисное здание – очень показательное место. От того, что вы там увидите и как вас встретят, зависит общее впечатление о компании. Часто офис встречает гостей проблемой выбора: из множества дверей нужно отыскать ту, которая открывается. Остальные заперты. Никаких опознавательных знаков нет. А дальнейший проход заблокирован охраной и турникетом. Затем посетитель оказывается в пограничной зоне проверки документов и ждет, пока за нами спустится сотрудник. Из такой ситуации можно сделать только один вывод: посетителей в этом офисе воспринимают с опаской.
Или обычная картина из жизни промышленного комбината. Центральный вход предназначен для президента компании. Он приезжает редко. Остальные приходят на комбинат каждый день, огибают здание вокруг, чтобы попасть в него со служебного входа. Такая настройка бизнес-процессов снижает ценность рабочего времени простых сотрудников.
Входная зона – не только возможность попасть в помещение. Это еще и излюбленное место встреч. Но, как правило, для них оно совсем не приспособлено. Ниши, тумбы и скамейки позволят сделать входную зону более привлекательной.
При организации пространства важно принимать во внимание фактические привычки и потребности, включая курение. Часто толпы курильщиков проводят кучу времени в пути к сигарете, переполняя лифты и коридоры, создают для некурящих дымовую завесу у входа в здание. Организация быстрого доступа курильщиков в открытое пространство сократит потерю времени.
Про терапевтические офисы. Офисное пространство может действовать как антистресс. Для создания «терапевтических» офисов используют биофильный дизайн. Он зародился из теории «биофилии». Этот термин появился в 1980‑х годах, когда американский биолог Эдвард Осборн Уилсон заметил, что урбанизация приводит к оторванности от природы.
Удовлетворить потребность «быть ближе к природе» в офисах можно, создав островки живой природы, зеленые стены или огород прямо на рабочем месте.
Сон на работе. Наконец, автор предлагает использовать в офисах капсулы для сна.
Часто, особенно когда рабочий день ненормированный, усталость мешает адекватно функционировать. И тут возможность погрузиться в непродолжительный сон – хорошее решение, пишет Татьяна Новикова, ссылаясь на Кристофера Линдхолста, генерального директора компании Restworks. Он доказывает, что непродолжительные периоды сна помогают восстанавливаться – кратковременный сон на 30% улучшает концентрацию. Лучше на 20 минут прилечь, а потом долго и бодро работать, чем бороться со сном после обеда.
В некоторых компаниях (Google, NASA, Zappos) стали внедрять практику дневного сна. Для работников создали специальные пространства от комфортабельных кресел до отдельных комнат для сна. Парадокс в том, что у большинства сотрудников не находилось времени на использование капсул. Имея такое классное решение, им почти не пользовались. Но само наличие такой возможности оказывает на работников магический эффект.
