Цифровые продукты, внедренные в промышленной компании, позволяют сформировать буквально «озеро данных» с полной информацией по продажам, логистике, закупкам, HR, соединенной с анализом контрагентов. Помимо этого, цифровые инструменты помогают выявить погрешность в подсчетах, например, складского сырья до 10% и в целом облегчить задачи аудиторов, которые обычно тратят 70% своего времени на обработку информации в документах Excel в ручном режиме.
О примерах использования цифровых технологий во внутреннем аудите компании Segezha Group рассказал Константин Гарбовский, руководитель направления IT-аудита Segezha Group в рамках XI Национальной практической конференции «Внутренний контроль и аудит в России. Оптимизация стратегии для обеспечения эффективности деятельности», организатором которой выступило «Национальное объединение внутренних аудиторов и контролеров» (НОВАК):
– В составе подразделения IT-аудита нашей компании работает семь человек, основной задачей которых является проведение операционного аудита – стандартных проверок процессов продаж, логистики, закупок, а также специальных проверок «горячих линий» по сигналам руководства. Мы уходим от классического аудита и внутреннего контроля и в последние годы изменили свой профильный подход на более концептуальный. Он заключается в том, что помимо выявления нарушений и несовершенства процессов мы предлагаем решения этих проблем, а также занимаемся оценкой бизнес-процессов с упором на то, как их усовершенствовать и тем самым увеличить выручку Группы компаний. Одной из наших целей была автоматизация аудита, и мы создали решение «Автоматизация и цифровизация аудита за 100 дней» – то есть буквально выполнили модернизацию этого направления за первый квартал 2021 года. Отмечу, что аудит в Segezha Group является основным драйвером внедрения различных цифровых инструментов, платформ и использования цифровых технологий в области охраны труда.
О примерах использования цифровых технологий во внутреннем аудите компании Segezha Group рассказал Константин Гарбовский, руководитель направления IT-аудита Segezha Group в рамках XI Национальной практической конференции «Внутренний контроль и аудит в России. Оптимизация стратегии для обеспечения эффективности деятельности», организатором которой выступило «Национальное объединение внутренних аудиторов и контролеров» (НОВАК)
Кейс: инвентаризация лесосырья – 3D-модель склада
– Segezha Group представляет собой большое производство и множество различных складов, включая хранилища лесосырья, расположенные под открытым небом. Измерить количество сырья на этих складах – непростая задача, требующая человеческих усилий и не всегда соответствующая нормативам замеров. Более того, мы нередко сталкиваемся с человеческими ошибками и риском хищений и сговора со стороны работников. Соответственно, мы видели, что сокращаются кубометры леса на складе, но при этом делается меньше продукции. Мы приняли решение в рамках пилотного проекта использовать дроны, которые с помощью камер делали высокоточную съемку, и на основе этой съемки мы могли построить 3D-модель. Преимущества предложенного решения в том, что 3D-модель может полностью оценить размеры участка и всего склада. Мы выявили ошибки учета: сравнили зафиксированный в складских документах размер и данные наших измерений. В результате погрешность в учете составила порядка 10%.
Съемка дронами велась с разных ракурсов и, сопоставив все картинки, можно увидеть, где существует разрыв или пробелы в складируемом сырье. Традиционно такие разрывы обнаруживались методом точковки (специальной процедуры обмера объема древесины), когда специально обученные специалисты изучают партию сырья и с помощью линейки измеряют ее по специальным таблицам.
Часто этих разрывов не видно. Это значит, что в документах их просто не будут учитывать и в итоге различие появится в фактических кубометрах леса на складе. Использование дронов позволяет эти риски ликвидировать. Стоит отметить, что такая съемка ведется в течение 1–1,5 недели. Это позволяет накладывать ежедневные изображения 3D-модели друг на друга и увидеть, где возникает уход лесосырья, а где – приход. Далее сравнивается, сколько поступившего леса показывает 3D-модель и сколько было занесено в первичные документы. То есть ведется непрерывный аудит (continuous auditing). Эта технология далее будет пилотироваться на Сегежском ЦБК, и к концу года ожидается увеличение общего объема кубометров лесосырья на 10–15%.
Мы также использовали дроны на строительстве нового предприятия в Галиче при возведении фанерного комбината. Дело в том, что подобные строящиеся объекты сталкиваются со стандартными рисками: несоблюдением сроков, завышением объемов и стоимости работ, несоответствием нормам безопасности производства и охраны труда. 3D-модель дает возможность получить цифровую модель стройплощадки. Это важно, поскольку решение, которое мы использовали, может интегрироваться с программой проектирования AutoCAD – можно сопоставить 3D-модель с фактическим проектом, и он покажет вероятные отклонения.
Построив цифровую модель стройплощадки, можно по линиям посмотреть отклонения от плана. Например, соответствует ли определенная бетонная колонна проектным оценкам или были произведены избыточные бетонные работы. Если таких отклонений много, вероятен риск увеличения стоимости строительства за счет увеличения используемых материалов, а этого можно избежать. Такие виды работ выполняются на любом участке стройки – 3D-модель позволяет проверить ход стройки вплоть до забивания сваи. Помимо этого можно анализировать движение проекта по графику через промежутки времени и сравнить его с планом-графиком работ, увидев, насколько работы опережают график или, наоборот, отстают от него. Мы отмечаем высокий эффект от использования таких технологий. История с 3D-дронами позволяет в принципе осуществлять мониторинг движения персонала и знать, какой процент техники находился в движении. Тем самым руководство легко проверит, соблюдаются ли нормы по охране труда: если избыточное количество сотрудников находится в зоне, где, например, ведутся опасные работы, это повод для аудита охраны труда. По спецтехнике можно решить, используется ли она сверх нормы и не простаивает ли она. Соответственно, в этом направлении можно уменьшить затраты.
Вывод: эта технология позволяет одним простым решением закрывать много вопросов. В перспективе мы планируем выполнять оценку строительства дорог к нашим складам, потому что Segezha Group тратит на это большой объем бюджета, и сейчас в этом секторе отсутствует автоматизированный контроль. Даже если цифровой инструмент не сможет закрыть все риски, он значительно облегчит замеры и анализ того, что сделано по факту и правильно ли это было сделано.
Кейс: автоматизация – ключевой фокус
– Обычно аналитика при аудите проходит в программе Excel. Но за годы работы компании с большим производством мы столкнулись с тем, что объемы аудиторских проверок стали непосильными. И аудитор, вместо того чтобы делать выводы и искать интересные решения проблемных вопросов, 70% времени занимается обработкой файлов Excel, после чего тратит время, чтобы эти гигантские файлы интерпретировать. А затем в этом же перегруженном формулами файле аудитору приходится строить графики, чтобы сделать выводы. Мы решили от этого отказаться, взяв на вооружение бесплатную версию Power BI (это инструмент для визуализации и аналитики данных, который позволяет объединить несвязные источники данных в визуализированные и интерактивные графики и таблицы), и на этапе аудита продаж сделали выборку данных по поставке нашей бумаги (с ценами для каждого из сортов) и автоматизировали историю аудита продаж за рубеж, использовав массив экселевских данных по продажам и массив данных, которые предоставляет таможенная статистика.
Написали формулы, которые есть в Excel в рамках аудита, и на платформе Power BI прописали все алгоритмы один раз. Теперь аудитор не тратит время на обработку файлов Excel – мы складываем всю информацию в папку, дальше по заведенным алгоритмам эта информация автоматически обрабатывается, и мы получаем результат.
Это позволило нам оценить реальные объемы импорта и самое главное – сравнить цену с конкурентами по каждому виду бумаги. Мы увидели, что где‑то действительно занимаем конкурентоспособную позицию на рынке, где‑то – нет. И на основе этого мы сделали рекомендации о возможности увеличения цены на готовую продукцию. Но это было общее упражнение. Помимо этого мы смогли еще проанализировать трейдеров: у нашей компании их много, и у нас были сложности в обработке информации – особенно таможенной статистики, которая нуждается в тщательной обработке, чтобы можно было выявить поставленный тип бумаги и трейдера, который выполнил эти операции, объем поставки и т. д. Мы получили инструмент анализа того, через каких трейдеров и в какие страны мы совершаем поставки, в каких объемах и по каким ценам. В результате мы избавились от ненужных трейдеров, которые выполняли маленькие поставки, аналогичные тем, что делали крупные сертифицированные трейдеры. Тем самым мы сократили затраты на комиссии этих трейдеров. Мы также сократили время проверки продаж и оценки динамики цен наших трейдеров – с одного раза в год до раза в месяц. Кроме того, мы теперь можем оценить колебания цен и узнать, почему это происходит.
Этот алгоритм сейчас дорабатывается, и следующим шагом будет попытка отследить колебания комиссии трейдеров, чтобы понять, не превышает ли комиссия установленные нормативы в определении цены основной продукции.
Помимо продаж, технологию BI с единоразовым составлением алгоритма мы будем тиражировать на другие проверки – в логистике, закупках, где удалось даже настроить систему индикаторов и увидеть, в каких конкретных конкурсах есть нарушения, отклонения по срокам и ценам.
Концептуальная задача в том, чтобы собрать на общей платформе «озеро данных», которое будет содержать полный профиль предприятия – продажи, логистика, закупки, HR, и все это соединить с анализом контрагентов.
Таким образом, внедрение пилотных ИТ-проектов позволяет снижать риски компании, избегать человеческих ошибок, а внутреннему аудиту проводить непрерывные и дистанционные проверки. Это недорого, к тому же некоторые вендоры готовы внедрять такие технологии бесплатно для потенциальной оценки эффектов. Важно и то, что многие ИТ-инструменты – интуитивные, аудиторы могут самостоятельно справиться с задачами при желании и наличии компетенций, а вендоры, как правило, предоставляют понятную и простую информацию по программному продукту. Внедрение таких инструментов позволяет также видеть нарушения и отклонения сразу, как только они возникают.
Ирина КРИВОШАПКА
